Prosedur Surat Masuk

Posted: Oktober 14, 2010 in Artikel - artikel

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupunperorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat).

2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.

4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan.

5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran
d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat.
c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar.
d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.
e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control).
f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.
g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah).

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat.
b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya.

3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.
b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan dan nama terang . c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.
d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi :
a. Pengelompokan Surat
Surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa :
1) Surat Dinas Biasa, yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan.
2) Surat Dinas penting, yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera, mengandung keputusan, kebijakan dan konsep tetentu, dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan.
3) Surat rahasia, yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima, mencatat dan memeriksanya.
b. Membuka surat
Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Untuk surat rahasia, bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja.
c. Pemeriksaan surat
Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya, langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat, Nomor surat, Perihal surat dan Lampiran surat.
d. Pencatatan

Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu :
1) Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.
2) Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks, isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dan catatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja.)
3) Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
e. Pendistribusian surat
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat, yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju.

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s