Prosedur Surat Keluar

Posted: Oktober 14, 2010 in Artikel - artikel

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar
2) Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.
Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/ pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain:
a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
1) Konsep surat dibuat oleh pimpinanBiasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:1) Persetujuan konsep surat.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.
4) Penandatanganan surat
Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :
1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.2) Pengetikan amplop atau sampul surat
Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi:
(1) alamat surat
(2) alamat pengirim apabila perlu
(3) tanggal
(4) nomor surat
(5) tanda tangan
(6) cap atau stempel
(7) jumlah lampiran
b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.6) Menempelkan prangko
Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.
Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167) dibedakan menjadi tiga :
a. Pengendalian suarat keluar penting
Pengendalian surat keluar penting dapat dilakukan secara sentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu sedangkan pengendalian surat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat-menyurat.
1) Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :
a) Konsep surat dibuat oleh unit pengolah
b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c) Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan diparaf. d) Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan pencatat.
e) Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman.2) Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:
a) Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masing unit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semua kolom kartu kendali diisi.
c) Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.
d) Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman, kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untuk dibubuhi paraf.
e) Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudian diberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartu kendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siap dikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untuk dikirim.b. Pengendalian surat keluar biasa
Surat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Proses pencatatan surat keluar biasa:1) Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, dan lain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unit pengolah.
2) Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar surat biasa.
3) Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat pada unit kearsipan guna diberi stempel dinas.
4) Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.
5) Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk diteliti seperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya. Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju.c. Pengendalian surat keluar rahasia
Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah,kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolahsebagai arsip aktif .G. Mengarsip Surat (filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untuk ditemukan kembali setiap kali diperlukan. (Barthos, Basir. 1989 : 44)
1. Sistem filing
Menurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Sistem AbjadSistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip mernggunakan abjad dari A-Z.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek).
Sistem penyimpanan arsip yaang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat)
c. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor:
1) Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dkenal dengan sistem Dewey
2) Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal (terakhir)
e. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
2. Asas penyimpanan filing
Menurut Wursanto (1991 : 171) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam asas yaitu ;
1. Asas SentralisasiPenyimpanan warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasi sadalah penyimpanan warkat atau surat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu.
2. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi.

Pengertian Kearsipan

Posted: Oktober 14, 2010 in Artikel - artikel

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

  • Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Prosedur Surat Masuk

Posted: Oktober 14, 2010 in Artikel - artikel

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupunperorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:
1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom, yang dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.
c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat).

2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.
3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.

4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan.

5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran
d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Pengarahan surat
Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1) Pengarahan surat masuk penting
Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut:
a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikan pengarah surat.
c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar.
d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan menuliskan nama jabatan atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.
e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control).
f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.
g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan, sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah).

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat.
b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya.

3) Pengarahan surat masuk rahasia.
Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut :
a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia, surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.
b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat, tanda tangsan dan nama terang . c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.
d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi :
a. Pengelompokan Surat
Surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa :
1) Surat Dinas Biasa, yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan.
2) Surat Dinas penting, yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera, mengandung keputusan, kebijakan dan konsep tetentu, dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan.
3) Surat rahasia, yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima, mencatat dan memeriksanya.
b. Membuka surat
Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Untuk surat rahasia, bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja.
c. Pemeriksaan surat
Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya, langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat, Nomor surat, Perihal surat dan Lampiran surat.
d. Pencatatan

Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu :
1) Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.
2) Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks, isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dan catatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja.)
3) Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
e. Pendistribusian surat
Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat, yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju.

Asal mulanya surat

Posted: Oktober 14, 2010 in Artikel - artikel

Surat menurut Hidajat dalam Moekijat (1982 : 50) adalah kertas sehelai atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau ditanyakan kepada orang lain. Menurut Atmosudirdjo dalam Moekijat (1982 : 50) surat adalah helai kertas yang ditulis (pada waktu ini umumnya diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukanya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu “ bahan komunikasi “.
Menurut Fawzi dalam Moekijat (1982 : 50) menyatakan surat adalah alat bagi kita untuk menyampaikan sesuatu berita, menyampaikan suatu perasaan, menanyakan sesuatu hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain. Surat menurut Barthos (1989 : 36) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Surat menurut Wirladihardja (1991 : 66) adalah setiap tulisan berisiskan pernyatan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain. Sedangkan pengertian surat menurut Silmi (2002 : 1) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.